DIRECCIÓN GENERAL ESCOLAR
PROPÓSITO
Gestionar de manera eficiente, ordenada y transparente los procesos y trámites escolares para respaldar la formación integral y brindar acompañamiento a la comunidad estudiantil desde su ingreso hasta la conclusión de sus estudios de igual manera a los egresados UDLAP.
| Descripción del puesto | ● Coordinar y supervisar los planes de trabajo de gestión y control escolar, vigilando la correcta implementación y seguimiento de las actividades de los procesos y servicios escolares de la institución y las extensiones UDLAP. |
| Nivel académico | ● Maestría en Administración de Empresas, Negocios o afín. ● Licenciatura en Administración o afín. |
| Responsabilidades generales | ● Autorizar y coordinar la planeación de las funciones de los jefes y coordinadores del área de gestión y control escolar. ● Supervisar y dar seguimiento a los proyectos implementados en cada una de las áreas de la Dirección de Gestión y Control Escolar. ● Autorizar oficios y documentos oficiales que deban presentarse ante la SEP. ● Proponer, desarrollar y dar a conocer reglamentos, políticas y procedimientos que requiera la institución. |
| Competencias básicas | ● Compromiso ● Comunicación ● Orientación a resultados ● Orientación al cliente ● Trabajo en equipo ● Liderazgo |
REGISTRAR’S OFFICE MANAGER JOB DESCRIPTION
| Job Description | • Coordinate and supervise the schools´ management and control work programs, overseeing their correct implementation, and following-up the institution’s processes and services, both of UDLAP and its extensions. |
| Education | • MBA, Master in business management or related areas. • Licenciatura in administration or related areas. |
| General Responsibilities | • Authorize and coordinate the planning manager and coordinator’s functions in the registrar’s office. • Supervise and follow-up on the projects implemented in each of the areas of the Department of School Control and Management. • Authorize official documents to be presented to the federal authorities (SEP). • Propose, develop, and inform on regulations, policies, and procedures required by the institution. |
| Basic Competencies | • Commitment • Communication • Results oriented • Customer oriented • Teamwork • Leadership |
| Macro procesos | Procesos | Clave de proceso |
|---|---|---|
| Planeación escolar | Administración y gestión de planes de estudio | PD-016-015 |
| Planeación de cursos | PD-205-002 | |
| Calendario de exámenes finales | PD-205-011 | |
| Elaboración de calendario escolar | PD-205-006 | |
| Gestión escolar | Gestión de becas institucionales y apoyos financieros | PD-205-017 |
| Administración de proyectos de servicio becario | PD-205-009 | |
| Graduación | PD-205-026 | |
| Ceremonia de graduación | - | |
| Admisión e inscripción de estudiantes | Inscripción (registro de cursos) | PD-205-003 |
| Exámenes como estudiante de nuevo ingreso | - | |
| Asignación de número de estudiante por categoría | - | |
| Gestión de documentación para estudios realizados en el extranjero | - | |
| Alta de segunda licenciatura, cursos de interés particular y certificados | PD-205-025 | |
| Reingreso | - | |
| Solicitud y asignación de becas institucionales a estudiantes de nuevo ingreso | PD-205-012 | |
| Gestión de trámites y servicios escolares | Gestión y vinculación de información de candidatos y estudiantes | PD-205-013 |
| Expedición de documentos relacionados al programa académico | PD-205-020 | |
| Expedición de transcript oficiales | PD-205-019 | |
| Expedición de constancias | PD-205-021 | |
| Proceso para obtener la estancia legal en el país | PD-205-018 | |
| Envío de servicios por mensajería | PD-205-023 | |
| Reservación de espacios de UDLAP | PD-205-005 | |
| Control de estudiantes de doble licenciatura | PD-205-014 | |
| Registro de movimientos académicos | PD-205-001 | |
| Actas de calificaciones finales | PD-205-004 | |
| Trámites de becas | PD-205-007 | |
| Recepción de servicios a distancia | PD-205-022 | |
| Retiro de documentos | - | |
| Validación de antecedentes académicos para egresados (llenado de formatos) | - | |
| Cambio de carrera, plan de estudios o especialidad | - | |
| Expedición de credenciales | - | |
| Baja voluntaria | - | |
| Estudio de comparabilidad (Equivalencias y/o revalidaciones) | - | |
| Indicadores | Información de becas y apoyos financieros | PD-205-008 |
| Información de inscritos | PD-205-016 | |
| Registro de títulos, diplomas y grados ante autoridades educativas | Titulación | PD-016-027 |
| Proceso de Archivo | Integración de expedientes de becas | PD-205-010 |
| Administración y Control de Archivo Escolar - Estudiantil | PD-205-024 |
| Nombre | Tipo de normativa | Sección |
|---|---|---|
| Manual del estudiante para trámites académico administrativos | Manual | MAN-016-01 |
| Transferencia de créditos por estudios o prácticas en el extranjero | Política | POL-016-01 |
| Trámite de transferencia de créditos por estudios o prácticas en el extranjero | Procedimiento | PRO-016-01 |
| Beca académica de posgrado | Reglamento | REG-016-02 |
| Beca deportiva | Reglamento | REG-016-01 |
| Becas institucionales | Reglamento | REG-016-03 |
Dentro de la Dirección General Escolar existen los siguientes puestos:
- Director general
- Jefe de área
- Coordinador
- Auxiliar administrativo
- Auxiliar